V případě potřeby se mohou studenti i jejich hostitelské rodiny obracet na místní reprezentanty, kteří jim budou nápomocni v každé situaci — jsou to lidé zkušení a diskrétní. Seznam důležitých telefonních čísel dostanete ještě před odletem do Spojených států. Nejblíže studentům je místní zástupce, sám vás po příjezdu zkontaktuje a pozve vás na informační schůzku s ostatními studenty z různých zemí.
Jeho práce zahrnuje organizační záležitosti, komunikaci se studenty a rodinami, všestrannou podporu při aklimatizaci. Pro naléhavé situace je k dispozici 24 hodinová telefonní služba zdarma. Studenti se mohou obracet i na další pracovníky, včetně hlavní kanceláře americké organizace.
Schůzka je dozorující organizací předepsaná, a to před odjezdem s rodiči a studenty, kde se vysvětlují nejrůznější organizační záležitosti spojené s odletem, vyřízením víz apod. Je zde prostor pro zodpovězení dotazů k průběhu studia a pobytu.
Další podobné setkání v USA organizuje regionální koordinátor, který seznámí studenty s místními poměry a zvyklostmi, znovu jsou připomenuta pravidla programu. Schůzka je obyčejně spojena s párty, výletem, nebo jinou zábavou, je zde příležitost k seznámení se studenty z různých zemí, kteří jsou ve stejném regionu.
První studenti přihlášení na roční pobyt mají možnost zúčastnit se 3 denního soustředění zahraničních studentů po příletu do USA. Studenti mohou toto soustředění strávit v Los Angeles nebo New Yorku. Během roku organizuje pověřená cestovní kancelář několik zajímavých zájezdů speciálně pro výměnné zahraniční studenty. Mezi nejpopulárnější patří již tradičně výlet do New Yorku a Washingtonu D.C., studenti shlédnou pamětihodnosti, ale také navštíví muzea a divadelní představení na Broadwayi. Oblíbený je také výlet na Floridu, nebo lyžování v Coloradu.